Eczanelerde Stok Bilgisi ve Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK)
Uzun yıllardır Kuyu Danışmanlık bünyesinde STOK DURUM markası olarak eczanelerde yaptığımız sayımlar ve 2017 yılından bu yana hayatımızın giderek önem kazanan par parçası olan Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) Şirketimiz uzman ekibi için hayati bir önem taşımaktadır. Eczanelerde stok bilgisi, KVKK üzerinde stok yönetimi nedir?, KVKK ile Stok maliyeti nedir? stok çeşitleri ve dijital programlarda stok kelimesinin anlamı ve stok nedir kısaca makalemizde yer almaktadır ve tüm bunlar müşteri verileri gibi kişisel bilgileri içerdiği için Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) ile yakından ilişkilidir. Tecrübelerimize dayanarak oluşturduğumuz eczanede ürün miktarı ve KVKK ile ilgili dikkate almanız gereken bazı önemli noktalar sırasıyla şunlardır:
Ürün Miktarı Bilgisi ve Kişisel Veriler: Eczanelerde bulunan ilaçların miktar bilgileri, ürün adları, miktarları ve son kullanma tarihleri gibi verileri içerir. Bu bilgiler, genellikle kişisel verilerle doğrudan ilişkilendirilmez, ancak eczanenin müşterilerine sağladığı hizmetlerle ilişkilendirilebilir (örneğin, ilaç reçeteleri).
Müşteri İlişkileri: Eczaneler, müşteri bilgilerini (ad, soyadı, iletişim bilgileri, reçete verileri, sağlık durumu vb.) kaydetmek ve işlemek zorundadır. Bu veriler, müşterilere daha iyi hizmet sunmak ve ilaçlarını ve onlara uygun ürün sayısı bilgisini takip etmek için kullanılır.
KVKK Uyumu: Eczaneler, müşteri verilerini KVKK’ye uygun olarak işlemek ve korumakla yükümlüdür. Bu, verilere erişimi sınırlama, güvenli saklama ve müşteri rızasını almak gibi önlemleri içerir.
Açık Rıza: Müşterilerden kişisel verilerin işlenmesi için açık rıza alınmalıdır. Bu, reçetelerin işlenmesi veya müşteri bilgilerinin saklanması gibi süreçleri içerir. Rıza, yazılı veya sözlü olarak alınabilir ve istem dışı iletişimler için de geçerlidir.
Veri Güvenliği: Hem ürün miktar bilgisi hem de müşteri verilerinin güvenliği büyük önem taşır. Bu verilerin yetkisiz erişimden, veri ihlallerinden ve kayıp veya çalınmadan korunması gerekmektedir. Veri güvenliği önlemleri alınmalı ve güncel tutulmalıdır.
Veri Saklama Süreleri: KVKK’ye uygun olarak, müşteri verileri belirli bir süre boyunca saklanabilir ve daha sonra silinmelidir. Bu süreçlerin belirlenmesi ve uygulanması önemlidir.
Veri Erişimi ve Paylaşımı: Veriye erişimi sınırlamak ve gereksiz veri paylaşımlarını engellemek için iç politikalar ve prosedürler geliştirilmelidir.
Bilgilendirme: Müşterilere, kişisel verilerinin nasıl işlendiği ve korunduğu konusunda açık ve şeffaf bilgi sağlanmalıdır.
Eczaneler, KVKK’ye uygun olarak kişisel verileri işleyerek hem müşteri mahremiyetini hem de yasal gereksinimleri korumakla yükümlüdürler. Bu, müşteri güvenini kazanmanın yanı sıra yasal cezalardan kaçınmanın da bir yolu olarak önemlidir. Bu nedenle eczaneler, KVKK uyumluluğunu sağlamak için gerekli adımları atmalı ve veri işleme süreçlerini dikkatle yönetmelidirler.
Bunun için kullanılacak özel uygulamaların tasarımı ve bire bir danışmanlık hukuk ekibimiz ve paydaşlarımız tarafından Şirketimiz bünyesinde istekte bulunan eczanelerimize sağlanmaktadır.
Gelecek Nesil Ürün Stok Takibi ve KVKK uygulamalarına ait olmazsa olmaz program modülleri
Firma olarak eczanelerimle yaptığımız çalışmalarda yeni nesil ürün depolama takip ve KVKK uyumluluğu sağlayan program modülleri üzerinde rakip firmalar ile rekabet içerisindeyiz. Bu süreçte Eczanelerimizin program ya da KVKK danışmanın kullandıkları dijital ara yüzlerdeki beklentilerinin bazı yeterlikleri karşılaması gerekir. Bu ara yüz ve programlar kullanıcılarına aşağıda özellikler bakımından yanıt vermelidir;
Veri Güvenliği ve Şifreleme: Eczaneler, müşteri verilerini şifreleyen ve koruyan yazılımlar kullanmalıdırlar. Bu yazılımlar, veri güvenliği açısından kritik öneme sahiptir.
Veri Saklama ve Yönetimi: Özel olarak tasarlanmış veri saklama ve yönetim sistemleri, eczanelerin kişisel verileri düzenli bir şekilde saklamasına ve erişmesine yardımcı olabilir. Bu sistemler, veri saklama sürelerini ve erişim izinlerini yönetebilir.
Dijital İmza ve Elektronik Onay: Müşterilerden alınan rızaları dijital olarak kaydetmek ve doğrulamak için kullanılmalıdırlar.
Güvenlik Duvarları ve Antivirüs: Bu yazılımlar, kötü amaçlı yazılımlardan (virüsler, kötü niyetli yazılımlar) koruma sağlar ve veri ihlallerini önler.
DLP (Veri Kaybı Önleme): DLP yazılımları, hassas verilerin sızmasını önlemek için kullanılır ve izinsiz veri aktarımlarını algılar.
Veri Yedekleme ve Kurtarma: Bu tür yazılımlar ve entegre programlar, veri kaybını önlemek için verilerin yedeklenmesine ve gerektiğinde geri yüklenmesine yardımcı olabilir.
E-posta Şifreleme ve Güvenliği: Müşteri iletişimlerini ve kişisel verileri korumak için kullanılabilirler.
İzleme ve Denetim Yazılımları: Bu tür yazılımlar, veri erişimini ve işlemelerini izler, böylece yetkilendirilmemiş erişimleri tespit edebilir ve denetim kayıtları oluşturabilir.
Kimlik Doğrulama ve İki Faktörlü Kimlik Doğrulama (2FA): Kimlik doğrulama yazılımları, veri erişimini korumak için kullanılır ve 2FA, yetkilendirilmiş erişim sağlama konusunda ek bir güvenlik katmanı ekler.
KVKK Uyumluluk Denetim: Özel olarak KVKK uyumluluğunu izlemek ve denetlemek için tasarlanmış yazılımlar, işletmelerin KVKK gereksinimlerini takip etmelerine yardımcı olur.
Tecrübelerimiz gösteriyor ki Eczaneler, ihtiyaçlarına ve bütçelerine uygun bir yazılım veya yazılım paketi seçmeli ve bu yazılımları KVKK uyumluluğunu sağlamak için kullanmalıdır. Ayrıca, bu yazılımların düzenli olarak güncellenmesi ve çalışanların eğitimi için kaynak ayırmak önemlidir. Rekabetçi ortamın getirileri yanında ciddi modül ve bilgi sıkıntılarını da beraberinde taşıdığı için program içeriklerinin hem donanımsal, hem yazılımsal desteklerinin güncel bilgilerle desteklenmesi ve bürokratik değişikliklerin takibi her şeyden önemlidir.
Şirketimiz ürün miktarı takibinin yanı sıra ITS, Sağlık kayıtları, Mali süreçlerin gizlilikleri konusunda uzmanlaşmış ekibi ile hizmet vermektedir. Türkiye Genelinde Eczacılarımızın hasta ile olan ilişkilerinde doktor ve devlet sistemleri arasında potansiyel koordinasyonu sağlamaktadır.
